内容証明郵便

Ⅰ.内容証明郵便とは

@どんな内容の手紙を
Aいつ相手に出したのか
ということを郵便局で証明してくれるものです。

 

内容証明郵便は、どんなときに出すの?

 

 契約の解除をする場合
 時効を中断させる場合
 債権の消滅時効を主張する場合
 売掛金等の金銭の請求をする場合
 債権譲渡を債務者に通知する場合
 クーリングオフの通知
 債権を放棄する場合
 損害賠償請求、慰謝料請求
 相続における遺留分減殺請求などの権利主張をする場合など

 

内容証明郵便は、同じ文面のものを3通作成して郵便局に差し出します。
1通は相手方に、1通は郵便局に保存、1通は差出人に返却、となります。
これにより、どういう内容の手紙をいつ出したかということを、簡単に証明できます。
大切な手紙や、後日のためにその手紙を出したことの証拠を残しておかなければならない場合には、内容証明郵便がよいのです。

 

1.内容証明郵便の心理的効果
内容証明郵便で出したからといって、お金の請求に強制力が生まれるとか、内容証明郵便が来たからといって、返事を出す義務が生じるわけでもありません。また、内容証明郵便をもらって返事を出さなかったからといって、内容証明郵便に書いてあることを認めたことにはなりません。
それでも内容証明郵便を初めて受け取った人はドキリとします。
内容証明郵便が相手に与える効果は大きいものです。大変な心理的圧迫になるのです。
@内容証明郵便は、普通の手紙とは異なる格式ばった形式で書かれていることもあるため、「今までの請求とは違う」という印象を与えます。
A書留郵便で配達され、いかにも重要な文書のような印象を与えます。
B文書の末尾に、郵便事業会社が内容証明郵便として差し出されたことを証明する都いう記載と印が押してあり、受け取ったほうは妙な緊張感があります。
C内容証明というやっかいな方法をとったのだから、次は何か法的な手続でやってくるのかもしれないという予感を抱かせます。
以上のような作用が相まって、内容証明郵便には相手方を心理的に動揺させ、威圧する効果が生じます。

 

Ⅱ.内容証明郵便の書き方

1.どんな用紙を使うのか
内容証明郵便は、実はどんな用紙に書いても構いません。便箋でも、原稿用紙でも、メモ用紙でも、用紙についての制約はなく、何に書いても構いません。しかも大きさも自由です。ただし、それ以外の制約がありますので、次に書きます。
2.同文のものを3つ作成する
内容証明郵便は、まったく同じものを3通作作成しなければなりません。3露とも同文であればよいので、1通だけ手書き、残り2通はコピーで構いません。パソコンで作成すれば、3枚プリントアウトすれば出来上がりです。
3.1行20字以内、1枚26行以内で書く
内容証明郵便を書く場合には、1行20字以内、1枚に26行以内と内国郵便約款で決まっています。便箋や罫紙を使う場合には、字数を数えながら書かなくてはなりません。市販されている内容証明郵便の用紙は、1行20字・1枚26行のマス目が印刷されています。この制限内なら、1行18字でも10字でも、1枚に20行でも10行でも構いません。
4.使用できる文字、数字、記号は
内容証明郵便に使用できる文字は、決まっています。ひらがな・カタカナ・漢字・数字です。数字は、算用数字でも漢数字でも構いません。英字は、固有名詞にだけ使用することができます。
※字数の計算方法
@固有名詞
Coca−Cola・・・・・9文字
メルセデスベンツC200・・・・・12文字
A記号
%、+、m・・・・・各1文字
u、kg、kl・・・・・各2文字
No.・・・・・3文字
Tel.・・・・・4文字
Bかっこ
( )・・・・・2文字
私は、貴殿に金500万円を、利息(年1割・・・・・20文字
5分)、弁済期を平成〇年〇月〇日・・・・・15文字
C(−)(1)(ア)など、文字または記号にかっこを付けたもの
文中の序列を示す記号として認められるものにかぎり1文字として計算し、その他の場合は2文字として計算します。
私は貴殿に対し、金500万円を・・・・・15文字
(1)利息年1割5分・・・・・8文字
(2)弁済期 平成〇年〇月〇日・・・・・12文字
の約束で貸し付けました。・・・・・12文字
5.2枚以上の時の注意点
内容証明郵便は、どれだけ長文になっても構いません。10枚でも20枚でも、枚数制限はありません。
ただし、2枚以上になったときは、ホッチキスや糊で綴じ、そのつなぎ目に差出人の印を押します。これを契印又は割印といいます。
6.間違えたときの訂正方法
内容証明郵便の場合は、訂正の仕方が内国郵便約款で決まっています。
文字を書き間違えた場合には、@間違えた個所を2本線で消します。A正しい文字を書きます。
※文字を削除するときに、何を消したのか読めるようにしておかなければなりませんので、2本線で消します。
B訂正したら、その欄外に「何字削除、何字加入」と記載する。Cそこに差出人の印を押す。※2本線で消した上に訂正印を押すのではありません。
※欄外でなく、末尾余白に記載しても構いませんが、その際は必ず「何行目何字削除、何字加入」と書きます。
7.差出人欄と受取人欄の書き方
内容証明郵便の場合、手紙の冒頭か最後に、差出人の住所氏名と受取人の住所氏名を書きます。名前だけでなく、住所の記載が義務付けられています。
次に押印ですが、内容証明郵便をみると、横書きの場合は差出人氏名の右に、縦書きの場合は差出人氏名の下に印が押されています。しかし、法律上は、差出人の印は必要ありません。印が押されていなくても有効です。ただ、日本では重要な書類にはほぼ署名捺印していますので、捺印されているほうが信用度は上がります。
なお、訂正したときの訂正印や、文面が2枚以上になる際の契印(割印)は、内国郵便約款で押さなければならないと決められています。
差出人名と受取人名の書き方で、よく勘違いされているのは、「通知人〇〇」や「被通知人〇〇」、「催告人〇〇」や「被催告人〇〇」のように、肩書を付けなければならないと思い込んでいる人が多いようです。書いても書かなくても、特に問題はありません。
8.タイトル
内容証明郵便には、よくタイトルがついています。たとえば「貸金請求書」「売掛金請求書」「家賃値上通知書」等です。
タイトルはつけても、つけなくてもどちらでも構いません。通常の手紙のような書き出しでも問題ありません。また、タイトルは内容に合っていれば、どんなものでもよいですし、タイトルがわからなければ、「通知書」「催告書」などにすれば無難です。いずれにしても、差出人の判断でつけてもつけなくてもよいということです。
9.封筒の書き方
封筒は、普通の手紙と同じです。内容証明郵便専用の封筒があるわけではありません。市販の封筒を使います。
封筒の表側に受取人の住所氏名、裏側に差出人の住所氏名を書きます。内容証明郵便に記載した住所氏名と同じでなければなりません。また、3人の連名で出す場合、封筒の裏側に3人の住所氏名を書きます。
封筒は封をせずに、郵便局へ持って行きます。封をするのは、郵便局で内容証明郵便の手続をしてからです。
10.資料や写真は同封できない
内容証明郵便の場合には、手紙以外のもの、資料や写真等を同封することはできません。
11.外国人が内容証明郵便を出すとき
内容証明郵便に使えるのは日本語だけです。英字は固有名詞を書くときに使えるだけです。日本語以外の内容証明郵便は認められていないので、外国人であっても日本語で書かなければなりません。
外国人の場合、困るのは印鑑がないことです。差出人名の印は必要ありませんが、訂正する場合の訂正印や契印(割印)がないことです。ただし、印鑑がなくてもサインをすればよいことになっています。
12.差出人が2人以上のとき
差出人が2人以上の場合、訂正印や契印は差出人全員が押します。
差出人が複数の場合には、受取人が複数の場合と違って、用意する内容証明郵便は差出人が1人の場合のように同文のもの3通です。差出人用は1通だけです。したがって郵便料金も差出人1人の場合と同じです。封筒の裏側に、差出人3人の住所氏名を連記しなければならないことは前にも述べたとおりです。
13.受取人が2人以上のとき
たとえば、ある人が土地を貸していたところ、借地人が死亡し、借地権を息子3人で相続したのに、地代を支払わない。そこで内容証明郵便で、地代の請求と借地契約の解除をするということがあります。
この場合、地主は3人の相続人に対し、同じ内容証明郵便を別々に差し出すこともできます。しかし、この方法ですと、3回も内容証明郵便を出すことになります。
受取人が違うだけで、同じ内容のものなら、1回の内容証明郵便で出すことができます。これを同文内容証明郵便といいます。これは、さらに完全同文内容証明郵便と不完全同文内容証明郵便の2つに分かれます。
@完全同文内容証明郵便
2人以上の受取人にあてた内容証明郵便で、手紙の内容が全く同じであるだけでなく、日付、差出人の記載、受取人の記載が全く同じものを完全同文内容証明郵便といいます。2人以上の受取人に出すものですから、受取人の記載が同じということは、受取人全員の住所氏名が連記してあることににあります。どの受取人のところにも受取人全員の住所氏名が連記してある、全く同じものが届くのです。
受取人1名の普通の内容証明郵便の場合には、受取人用、差出人用、郵便局用の合計3通を作りますが、完全同文内容証明郵便の場合には、受取人が増えた分だけ増やします。受取人が3人なら、受取人用3通、差出人1通、郵便局用1通の、5通となります。受取人が4人なら6通となります。受取人の数プラス2通です。
封筒は受取人の数だけ用意します。しかし、封筒の表面には受取人全員の住所氏名を連記するわけではありません。受取人1人ずつの住所氏名を書いて郵便局に持って行きます。
A不完全同文内容証明郵便
2人以上の受取人に同じ内容証明郵便を出す場合に、手紙の内容、日付、差出人の住所氏名は同じですが、完全同文内容証明郵便と違って、受取人全員を連記せず、受取人の記載は1人ずつ別々に書いて出すこともできます。
受取人の住所氏名だけが異なるので、不完全同文内容証明郵便といいます。
不完全同文内容証明郵便で出す場合にも、受取人の数プラス2通作ります。受取人2人なら4通、受取人3人なら5通です。
手紙の内容、日付、差出人の住所氏名までは同じですから、そこまでは共通です。受取人の記載が完全同文型とは違います。郵便局と差出人が保管する手紙文、つまり2通は、受取人全員の住所氏名を連記します。受取人に送るものは、受取人1人ずつの住所氏名を書きます。
Aに送るものには、Aだけの住所氏名を書き、Bに送るものには、Bだけの住所氏名を書きます。つまり受取人全員の住所氏名を連記した手紙文が2通、Aの住所氏名を書いた手紙文が1通、Bの住所氏名を書いた手紙文が1通、Cの住所氏名を書いた手紙文が1通です。
B同文内容証明郵便の利点
受取人が何人いようと、1回の内容証明郵便ですみ便利です。別々に出すよりも内容証明郵便の料金が安くなる利点があります。
14.代理人によって出すときの注意
内容証明郵便は、必ず本人が出さなければならないわけではなく、代理人を立て、その人に出してもらうこともできます。
内容証明郵便は、裁判手続ではないので、誰が代理人となっても構いません。
書き方としては、内容証明郵便だけを代理人に書いてもらい、後の交渉は本人がするという場合には、代理人名ではなく、直接本人名で出します。代理人によって出すときは、誰の代理人として、誰が出すのか、明確にさせることが大事です。冒頭に代理文句を書いた場合には、差出人名を書くとき、「〇〇代理人」という肩書を省き「住所 〇〇」と書いても構いません。

 

Ⅲ.郵便局での出し方

1.郵便局に持っていくもの
内容証明にする手紙文が書けたら、郵便局に行って、「これを内容証明郵便にしてください」と依頼します。
@内容証明郵便にする手紙文(3通)
A封筒1通
B差出人の印鑑(訂正が発生した場合のため)
C郵便料金
2.取り扱いをする郵便局
内容証明郵便は、どこの郵便局からでも出せるわけではありません。内容証明郵便を取り扱うのは、集配郵便局と日本郵便株式会社が指定する無集配郵便局(内容証明取扱店)に限られています。
3.内容証明郵便を出すときの手続
同文の手紙3通と封筒1通を郵便局の窓口に出すと、その文書がルールに従って記入されているかどうかを調べます。字数、行数、訂正印等が間違いなくされているかなどです。問題がなければ、手紙の末尾余白に、「この郵便物は令和〇年〇月〇日第〇号書留内容証明郵便物として差し出すことを証明します 日本郵便株式会社」と記載し、その下に通信日付印を押します。3通分全部に行います。3通のうち1通を郵便局で保管し、1通を差出人に渡します。残りの1通は、郵便局員立会いの下に、差出人が封筒に入れて封をし、郵便局員に渡します。これを受取人に送ります。郵便局員から差出人に「書留・配達記録郵便物等受領証」が渡され、内容証明郵便差出手続は終了です。
この受領証は、大切に保管してください。
4.配達証明にすること
郵便局で内容証明郵便を出すときは、窓口で必ず「配達証明付き」としてください。内容証明郵便にしただけでは、当然には配達証明にしてもらえません。
配達証明にしなければ、せっかくの内容証明郵便も受取人に配達されたのかどうか、配達されたとすれば、いつ配達されたのかわかりません。これでは内容証明郵便にした意味がありません。
配達証明付きにしてもらうと、1週間ほどで、郵便局から差出人宛てに、〇月〇日受取人に配達したことを証明しますという郵便物配達証明書が送付されます。これが、内容証明郵便がいつ配達されたかを証明するものとなります。この配達証明書も大切に保管しておいてください。
配達証明を頼む場合は、配達証明料(320円)が必要です。
配達証明は、内容証明郵便を出すときに頼むのが普通ですが、出した後でも差し出してから1年以内なら配達証明をしてもらえます。その場合に必要な配達証明料は440円となります。
5.受取人本人が直接受け取ってほしいとき
郵便物の郵送には、郵便物に記載された受取人本人に限って郵便物を渡すという本人限定受取という方法があります。
内容証明郵便を配達証明付きで出した場合、受取人に配達されたことの証明はできますが、受取人本人が直接受け取ったかどうかまではわかりません。
そこで、受取人本人が直接受け取るようにするためには、内容証明郵便に「本人限定受取」を追加するとよいです。
本人限定受取の内容証明郵便が出されると、受取人へ到着通知書が送付されます。受取人は、郵便窓口で運転免許証等の本人確認書類を提示すると、その内容証明郵便を受け取れます。
本人限定受取郵便を利用するには、料金として105円が加算されます。これに配達証明を付けることで、受取人本人に配達されたことを証明できることになります。
6.内容証明郵便にかかる費用
内容証明郵便を出す場合には、次のような費用がかかります。
@内容証明料
受取人に出す手紙文が1枚のときには440円、1枚を超える場合には、2枚目から1枚ごとに260円増しとなります。
A書留料
内容証明郵便は書留にする必要がありますので、書留料435円が必要です。
B通常郵便物の料金
通常郵便物としての料金が必要です。定型で25gまで84円、50gまで94円です。
C配達証明料
配達証明を、内容証明郵便差出の際に依頼すれば320円。配達証明を付けなければ、この料金は不要です。

 

手紙文1枚で配達証明付きの場合、内容証明料440円・書留料435円・通常郵便物量金84円・配達証明料320円の合計1,279円です。
手紙文2枚の場合、内容証明料が基本の440円と1枚の増加分260円の合わせて700円となり、合計1,539円です。
これを速達にする場合、速達料290円(250gまで)が加算されます。
これらの料金は、郵便切手で納めます。料金のうち内容証明料の切手は、郵便局に保存しておく内容証明郵便の最終頁の余白に貼り付けます。その他の料金合計の切手は封筒に貼ります。

 

2人以上の受取人に対し同文内容証明郵便を出す場合には、完全同文であれ、不完全同文であれ、2人目以降については、内容証明料が半額になります。受取人2人で手紙1枚の場合の内容証明料は、440円プラス220円、合計660円です。手紙2枚なら、合計1,050円です。受取人3人で手紙1枚の場合の内容証明料は880円、手紙文が2枚ならば1,400円となります。
その他の料金(書留料、配達証明料、通常郵便物の料金)は、割引にはなりません。人数分の料金がかかります。
7.内容証明郵便の閲覧と再度証明
@郵便局での閲覧
差出人が内容証明郵便を紛失した場合には、差し出した郵便局に行って、自分の出した内容証明郵便を閲覧することができます。その場合、郵便局から受け取った書留郵便受領証を示さなければなりません。郵便局は、内容証明郵便を5年間保存しておくことになっています。その保存期間内であれば、いつでも閲覧できます。(閲覧できるのは、差出人本人のみです。)
A内容証明郵便を出したことの再度証明
差出人が内容証明郵便を紛失した場合、郵便局で閲覧し、自分が出した内容証明郵便とそっくり同じものを作って郵便局に持って行きますと、その郵便物が内容証明郵便物として差し出されたことを証明してくれます。これを再度証明といいます。
この証明をしてもらうには、書留郵便物受領証を持参しなければなりません。この証明を受けられるのも、内容証明郵便が保存されている5年間に限られます。

 

Ⅳ.クーリングオフとは

<クーリングオフとは、''消費者が一定の期間内や一定の条件のもとで一方的に契約の解消を相手方に認めさせる制度''です。>
契約の解除について理由は必要ありません。
民法上は一旦契約を締結したならば一方的に契約を取りやめたり、内容を変更できないのが原則です。しかし、事業者と一般の消費者とでは、情報量の格差などから対等な立場での契約とは言えません。そのため、消費者に対して一定期間冷静な判断をする期間を与え、民法の例外として契約の取消しができることとしました。これが「クーリングオフ」という制度です。

 

クーリングオフは対象となる取引契約が限定されており、期間も制限されてます。また、クーリングオフは書面でしか出来ません。

 

クーリングオフ自体は法律で認められている場合(特定商取引法など)と業界自体の自主規制で認められている場合があります。 また、個別の契約でも独自にクーリングオフの制度を認めている業者もあります。クーリングオフは期間の制限がありますのでスピーディーな対応が必要になります。クーリングオフができる商品なのか、どういう通知を出せば良いのか、いろいろ考えているうちに、あっという間に期間が経過してしまい、あきらめてしまうケースがあります。考え込む前にぜひ専門家に聞いてみて下さい。

 

また、クーリングオフ期間が経過してしまった場合でも交付された契約書面や概要書面に法律で定められた記載がない場合は、書面不備で契約書は交付されたことにはならないのでクーリングオフをすることは可能です。まずは専門家にご確認ください。